El estado de cada caso en tu firma, sin la reunión del lunes
Make It Happen construye sistemas de colaboración interna para firmas de servicios profesionales: un hilo por caso en vez de uno por grupo de chat, responsable y tiempo de respuesta comprometido en cada solicitud, alertas antes de que un compromiso se venza, y un estado que se lee sin preguntar.
Esta página describe lo que el estudio construye para este tipo de negocio. No reclama ningún trabajo entregado en esa industria — donde sí existe, se publica en la página de esa industria.
Cómo se ve hoy
Un cliente llama a preguntar cómo va su caso. Responderle cuesta caminar a dos escritorios y escribirle a alguien que está en reunión hasta las cuatro, y el cliente se entera mañana de algo que pasó la semana pasada.
La decisión que importa está en un chat privado entre dos personas y una de ellas está de vacaciones. El expediente guarda los documentos y nada del razonamiento, así que quien lo retoma empieza por reconstruir el porqué.
Nadie sabe quién está ahogado y quién tiene espacio hasta que se vence un plazo. El trabajo se le asigna a quien contestó el último mensaje, que casi siempre es el que ya viene cargando más.
Qué recibes
Un hilo por caso, cliente o encargo, con sus propias decisiones, documentos e historial
Cada solicitud interna con su responsable, su prioridad y el tiempo de respuesta que comprometiste, más una alerta antes de que ese tiempo se acabe
Un estado que cualquier socio lee en el caso mismo, en vez de pedirlo en una reunión
Tableros de capacidad con el trabajo abierto de cada persona y de cada equipo, con antigüedad y prioridad, para que el siguiente caso caiga donde hay espacio
Un canal acotado para un cliente, una contraparte o un contratista, que muestra su caso y nada de al lado
Qué no es esto
No llevamos horas facturables ni emitimos facturas. El caso guarda su conversación y sus compromisos; el registro de tiempo y la facturación se quedan donde tu área financiera ya cierra el mes.
No nos volvemos tu gestor documental ni tu sistema de registro de radicados. El hilo apunta al archivo y carga la decisión detrás de él; dónde vive el archivo no cambia.
No decidimos qué es reservado, qué se conserva y qué se entrega. Las reglas de acceso, los tiempos de retención y lo que puede ver un tercero se configuran según lo que indique tu propio abogado o tu área de cumplimiento.
Servicio
Servicios profesionales
Nadie sabe cómo va un caso sin preguntar
Colaboración interna
Preguntas que sí hacen los compradores
¿Cómo sé cómo va un caso sin preguntarle a tres personas?
Abres el caso. Su estado, su responsable, las decisiones tomadas y quién las tomó están en el registro mismo, porque ahí fue donde ocurrió la conversación. No hay nada que reconstruir a partir de un hilo, y un socio que lo lee a las siete de la mañana ve exactamente lo que vio el equipo ayer.
¿Podemos evitar que un equipo vea los casos de otro?
Sí. Los permisos son por rol y se aplican fila por fila donde se leen los datos, no se esconden en la interfaz, así que un caso lo ven las personas que están en él y nadie más. Las murallas entre equipos, y el acceso de solo lectura para un socio que supervisa, se definen en una pantalla.
¿Esto lo adopta el equipo o termina de vuelta en el chat?
La gente adopta lo que le resulta más rápido, así que la conversación se mueve a donde ya está el trabajo y arranca un equipo antes que la firma entera. Lo que no cuelgue de un caso se queda en el chat de siempre. Aquí la adopción se maneja a propósito, no se espera.
¿Han hecho esto para una firma como la nuestra?
No presentamos ninguna firma de servicios profesionales como caso, y el trabajo entregado lo publicamos por sector y sin nombres. Lo que se traslada es el método: mapear cómo se mueve un caso de verdad por tus manos, acordar qué significan un estado y un tiempo de respuesta, y construir primero para un equipo.
La parte posible de lo imposible.
Si tienes una idea que no debería funcionar, tráela. Te decimos qué parte es de verdad imposible y cuál es solo difícil. Casi siempre es la segunda.